مدیریت پروژه تاریخ ثبت : 1397/05/13_10:33

چرا باید افراد را بر اساس مهارت‌های نرم استخدام کنید، مهارت نرم چیست؟


«خیلی از مدیران کسب و کارها تمام تمرکزشان را معطوف به مهارت‌های سخت گزینه‌های استخدامی موجود می‌کنند»

چرا باید افراد را بر اساس مهارت‌های نرم استخدام کنید، نه تجربه‌شان؟

بر کسی پنهان نیست که این روزها، مدیران کسب و کار برای پیدا کردن کارکنانِ خوب دچار مشکل هستند. به عقیده پاتریک والتین که مشاور جذب و استخدام نیرو است، مسئله این نیست که گزینه‌های شما شایستگی کافی ندارند؛ بلکه مسئله این است که شما مفهوم «شایستگی» را اشتباه تعریف کرده‌اید.
معمولا مهارت‌های کاری را به دو دسته مهارتهای نرم  (softskills) و مهارتهای سخت (hard skills) بخش بندی میکنند . مهارتهای سخت همان فنون حرفه‌ای هستند که فرد برای انجام کار خاصی نیاز دارد، مثل توانایی کار با ابزارها، تجربه اجرای فرایندها، توانایی کار با نرم افزارها، دانستن روندها و … اما مهارت‌های نرم چیزهایی از قبیل مهارت‌های ارتباطی، توانایی کار گروهی، توانایی برنامه ریزی، وقت شناسی، خلاقیت، توانایی رهبری و … هستند.

چرا مهارت‌های نرم مهم‌ترند؟
والتین در جای دیگری می‌گوید: «خیلی از مدیران کسب و کارها تمام تمرکزشان را معطوف به مهارت‌های سخت گزینه‌های استخدامی موجود می‌کنند». اگر به دنبال گزینه‌ای هستید که مهارت یا تجربه خاصی داشته باشد، ممکن است دچار اشتباه بزرگی شوید. به استناد کتاب «IQ  رهبری»، تقریبا نیمی از استخدام‌های جدید، تنها ظرف ۱۸ ماه با شکست رو به رو می‌شوند، و تنها ۱۱ درصد از این شکست‌ها بر اثر ضعف نیروی استخدامی در زمینهٔ مهارت‌های سخت است.

این که تنها بر روی مهارتهای سخت تمرکز داشته باشید، نه تنها ریسک شکست در استخدام را بالا می‌برد، بلکه ممکن است باعث صرف هزینه‌های گزافی برای شما شود. بنا به گفتهٔ والتین، متقاضیانی که از لحاظ فنی تایید شوند، ارزش خود را در بازار کار می‌دانند و بر اساس ارزش خود، از شما انتظار دارند که حقوق بیشتری برای آن‌ها در نظر داشته باشید. این امر به معنای این است که شما ممکن است با صرف هزینه‌ای زیاد یک متقاضی را استخدام کنید که در پست مورد نظر شما خوب عمل نکند.

باید به دنبال چه مهارت‌های نرمی در متقاضی باشیم؟
مهم نیست که در چه نوع کمپانی فعالیت می‌کنید و یا برای چه پستی به دنبال استخدام یک نیروی کار هستید؛ توانایی ایجاد ارتباط و کنار آمدن با سایرین یک توانایی حیاتی برای موفقیت است. طبق مطالعاتی که لینکدین در سال ۲۰۱۶ انجام داده بود، ۱۰ مهارت نرمی که کارفرمایان بیشتر در پی آن هستند عبارت است از:

❇️ارتباط‌‌ات (به طور مشخص، مهارت گوش کردن صحیح)
❇️سازمان دهی (توانایی برنامه ریزی و اجرای پروژه‌ها)
❇️کار گروهی
❇️دقت
❇️وقت شناسی
❇️تفکر انتقادی
❇️خلاقیت
❇️انطباق پذیری
❇️مهارت‌های بین فردی
❇️داشتن شخصیت دوستانه

 

چگونه مهارت های نرم را ارزیابی کنیم؟


وقتی در حال تبلیغ برای جذب نیرو برای یک سِمتِ خالی هستید، چگونه می‌توانید اهمیت مهارت‌های نرم را منتقل کنید؟ والتین در این باره معتقد است «آگهی شما برای آن شغل باید به صورت واضح نشان دهنده این امر باشد که به اندازه مهارت سخت مورد نیاز، مهارت نرم فرد نیز برای شما حیاتی است. به عبارت دیگر، از متقاضیانی دعوت کنید که ممکن است مهارت سخت مورد نیاز را نداشته باشند اما به آن‌ها این فرصت را بدهید که شما را متقاعد کنند که چگونه بدون داشتن مهارت سخت مورد نظر شما، همچنان خودشان را یک گزینه مناسب برای پست مورد نظر می‌دانند».

والتین همچنین معتقد است که شما نباید دچار اشتباهات رایج شوید و یک متقاضی را تنها به این دلیل که مهارت‌های سخت مد نظر شما در رزومه او وجود ندارد، حذف کنید. ممکن است برخی از متقاضیان به شما در ارتباط با مهارت‌های خود دروغ بگویند یا استانداردهای متفاوتشان با شما را پنهان کنند. در صورتی که متقاضی در مهارت‌های سخت خود دچار مشکل باشد، علاج آن بسیار ساده‌تر از پیدا کردن چاره برای حل مشکل متقاضیانی است که در مهارت‌های نرم خود دچار مشکل هستند.

طی فرایند انتخاب متقاضیان برای مصاحبه، این اقدامات را انجام دهید تا بتوانید توانایی‌های نرم یک متقاضی را کشف کنید !
فهرستی از توانایی‌های نرم مورد نظر خود را برای آن پست تهیه کنید و آن‌ها را طی فرایند انتخاب، مد نظر داشته باشید.
مهم نیست پست مورد نظر چیست؛ همیشه صداقت را به عنوان مهمترین مهارت نرم مد نظر داشته باشید.
همیشه توضیح دهید که چرا یک مهارت نرم برای یک پست خاص مورد نیاز است. برای مثال، اگر به کسی نیاز دارید که رفتاری دوستانه پای تلفن داشته باشد، توضیح دهید که این رفتار خوشایند چه تاثیر مثبتی بر روی کسب و حفظ رضایت مشتری دارد.
در طول مصاحبه، با پرسیدن سوالاتی که توانایی متقاضی در زمینه مهارت نرم مد نظر شما را به چالش بکشد، می‌توانید توانایی او را در آن مهارت خاص تخمین بزنید.
از آزمون‌های استخدامی مخصوص ارزیابی توانایی‌های نرم استفاده کنید.
در صورتی که متقاضی دارای شرایط مد نظر شما بود، از او دربارهٔ مهارت‌های نرم و یا نقاط قوت و ضعف شخصیتش پرس و جو کنید.

 

پنج نکته کلیدی برای مسئولیت پذیر کردن افراد

برای مسئولیت پذیر شدن کارکنان خود باید چه کاری انجام داد ؟
مسئولیت پذیری این نیست که هر وقت اتفاقی افتاد، یک نفر آن را به گردن بگیرد. مسئولیت‌پذیری با اعتراف به خطا متفاوت است و تنها به این امر اشاره دارد که فرد باید نسبت به کارش متعهد باشد. فرد مسئولیت پذیر باید نسبت به نتیجه و خروجی شرکت احساس تعهد داشته باشد؛ نه فقط به یک سری از وظایف که به او محول شده است. این امر نیازمند ابتکار عمل و داشتن دیدگاه راهبردی و مدبرانه است.

مدیریت پروژه

مسئولیت پذیری برای تمام مراتب کارکنان الزامی است. اگر افرادی که به کارکنان ارشد گزارش می‌دهند، مسئولیت پذیر نباشند، نمی‌توان از نیروهای ارشد هم انتظار مسئولیت پذیری داشت. البته این مسئله محل تنازع است. من، هم دستور دادن خشک و خشن مدیران را دیده‌ام؛ هم درخواست عاجزانهٔ آنها از کارکنان را. دیده‌ام که آنها چگونه فریاد می‌کشند؛ چگونه رفتاری خشونت‌آمیز دارند و چگونه ناامیدانه دستانشان را روی صورتشان گذاشته‌اند. تمام این عکس‌العمل‌ها برای این است که کارکنانشان را مسئولیت‌پذیر کنند.

هیچ کدام از این موارد فایده‌ای ندارند. خشونت کلامی و تنبیه کارکنانی که دچار اشتباه شده‌اند نمی‌تواند باعث مسئولیت‌پذیر شدن آنها شود. و تقریبا همیشه، نتیجهٔ آن کاهش انگیزه و بهره‌وری فرد است.

با احتساب این قضایا، برای افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنانمان چه باید بکنیم؟ باید به این پنج نکته توجه داشته باشیم:

۱. انتظارات شفاف
در ابتدای امر باید انتظاراتمان را به صورت واضح به فرد منتقل کنیم. باید به او بگوییم که انتظار چه نتیجه و محصولی از او داریم؛ باید بگوییم که معیار موفقیت او در چیست و چگونه باید به سمت اهداف حرکت کند. البته الزامی نیست که تمام این موارد را خود شما ذکر کنید. در حقیقت هرچه کارکنان شما حرفه‌ای‌تر باشند، ایده‌ها و راهکارهای بیشتری را برای بهبود کار خود خواهند یافت.

با کارکنانتان به گفت و گو بپردازید و پیش از پایان مکالمه، از آنها بخواهید که نکات مهم را برای شما خلاصه بازگو کنند تا مطمئن شوید که متوجه اهم وظایفشان شده‌اند. نوشتن خلاصهٔ وظایف هم فکر بدی نیست؛ اما نمی‌تواند به اندازه‌ بازگویی شفاهی آن موثر باشد.

۲. توانایی بارز
فرد مورد نظر چه توانایی‌هایی دارد؟ این توانایی‌ها برای شکوفایی به چه منابعی نیاز دارند؟ اگر این فرد به چیزی احتیاج داشته باشد، می‌توانید آن چیز را برای او مهیا کنید؟ اگر چنین است، راهکار شما چیست؟ اگر نمی‌توانید منابع و ابزار مورد نیاز او را مهیا کنید، کسی را سراغ دارید که بتواند بدون آنها این وظیفه را انجام دهد؟ اگر چنین است، کار را به فرد دوم محول کنید و اگر چنین نیست، برای شکست آماده باشید.

سه روش فوق‌العاده برای تقویت احساس توانمندی کارمندان شما
 

۳. معیارهای مشخص
هیچ چیز یک مدیر را به اندازه یک شکست کاری غیر منتظره، ناامید نمی‌کند. بعضی اوقات، دلیل این شکست غیر منتظره آن است که فردی که وظیفه مشخصی به او محول شده بود، از کمک خواستن و ابراز ناتوانی خود ترسیده است. بعضی اوقات هم نتیجه خوشبینی بیش از اندازه است. در هر صورت، نمی‌توان از چنین اتفاقاتی اجتناب کرد. در مکالمه‌ای که در ارتباط با انتظارات خود از کارکنانتان دارید، برای آنها توضیح دهید که عملکرد آنها به صورت دوره‌ای مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

اگر کارکنانتان به اهداف معین شده نرسند، باید تمرکز بیشتری روی آنها بگذارید و از آنها بخواهید که تلاش بیشتری داشته باشند. می‌توانید با آنها همفکری کنید، تغییرات مورد نیاز را اعمال کنید، در برنامهٔ کاری اعضا تغییراتی به وجود بیاورید و یا هر کار دیگری که لازم است انجام دهید تا فرد را به رسیدن به هدف معین شده، ترغیب کنید.

۴. بازخورد صادقانه
انتقال بازخورد صادقانه به فرد امری ضروری است. افراد باید از جایگاه خود مطلع باشند. اگر انتظارات، توانمندی‌ها و معیارهای ارزیابی شما مشخص باشد، رسیدن به یک بازخورد مبتنی بر واقعیات و آمار چندان دشوار نیست. آیا فرد به تعهدات خود پای‌بند است؟ آیا عملکرد او باعث رضایت ذی‌نفعان است؟

البته این بازخورد دوجانبه است. باید از شما هم پرسید که آیا کار مفید دیگری از دستتان ساخته نیست؟ بازخوردها را به صورت هفتگی منتقل کنید و فراموش نکنید مفید بودن بهتر از خوب بودن است.

۵. نتایج واضح
اگر در تمام مراحل بالا به درستی عمل کرده باشید، می‌توانید مطمئن باشید که هر کاری که از دستتان ساخته بوده برای افزایش مسئولیت پذیری کارکنانتان انجام داده‌اید. وقتی به این نقطه رسیدید، سه راه پیش روی شماست:

❇️تکرار
❇️پاداش
❇️تنبیه
در صورتی که احساس می‌کنید افراد در درک وظایف خود دچار مشکل هستند، باید این مراحل را دوباره برای آنها ذکر کنید. در صورتی که عملکرد افراد با موفقیت همراه بود و به اهداف تعیین شده رسیدند، باید به آنها پاداش بدهید (پاداش نقدی، ترفیع و غیره). در صورتی که این امر بر شما مسجل شد که این افراد مسئولیت‌پذیر نیستند، باید آن‌ها را به نحوی تنبیه کنید. (خلع موقعیت، جریمه نقدی، اخراج و غیره).

چگونه افراد موثر بر کار و پروژه خود را مدیریت کنیم؟
 

نتیجه گیری
این فعالیتها همانند آجرهایی برای ساختن یک مجموعهٔ قابل اعتماد هستند. وقتی این فعالیت‌ها را در یک مجموعه به درستی پیاده کنید، نتایج آن شگفت انگیز خواهد بود. در صورتی که حتی یکی از مراحل به درستی صورت نگیرد، احتمال هر گونه شکستی وجود دارد.

 

برگرفته از هاروارد بیزنس ریویو

شرکت مهندسی الکترونیک گام از شرکتهای پیشرو در ارائه راه حل های جامع و کاربردی پروژه های زیر ساختی فناوری اطلاعات و راه کارهای دسترسی آسان به سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد.  آرسس با تعریف نیازمندی ها و مشخصات انحصاری جهت هر کدام از مشاغل و صنایع مختلف ، شرکت ها ، ادارات و نهاد ها سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی به طور جداگانه ، بهترین شرایط مربوطه را جهت تحقق به اهداف عالیه مهیا می سازد.سازوکارهای مبتنی‌بر مدیریت پروژه چارچوب اصلی آرسس را تشکیل می‌دهند که در آن، مجموعه‌ای کامل از ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل هوشمند پروژه تحت رابط گرافیکی قوی ارائه می‌گردد. 



کلمه کلیدی :

استخدام مدیریت پروژه

نام نویسنده :مسعودیفر.الگام