چگونه میتوان پروژه را پیش برد ؟

چگونه می‌توان پروژه را پیش برد ؟

 در این بخش از مراحل مدیریت پروژه، باید تیم‌تان را با هم متحد کنید. اکنون برآوردهایی که از زمان دارید، به برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه و برآوردهای هزینه به بودجه تبدیل خواهند شد. در این مرحله باید منابع‌تان را جمع‌آوری کنید، تعهداتی برای خودتان در نظر بگیرید و به آنها عمل کنید.

۱. تیم‌تان را بسازید
اولین وظیفه‌ی شما در این مرحله، ارزیابی مهارت‌های موردنیاز برای پروژه است تا بتوانید افراد مناسب را در تیم‌تان داشته باشید. این ارزیابی به‌طور مستقیم از WBS که در مرحله‌ی برنامه‌ریزی پروژه انجام دادید و در آن به بهترین تخمین‌ها از کارها و فعالیت‌های ضروری دست یافتید، جریان می‌یابد. باید افرادی را با مهارت‌های معین انتخاب کنید. در این راستا شاید حتی به کارگران موقت و کارمندانی از بخش‌های دیگر سازمان نیاز داشته باشید. فراموش نکنید که باید مقداری زمان و پول را برای آموزش به افراد اختصاص بدهید تا خلأهایی را که افراد مورد نظر نمی‌توانند پر کنند، پوشش بدهید.

۲. وظایف را تخصیص دهید
اگر تیم‌تان را ساخته‌اید، احتمالا از هم‌اکنون تصمیم گرفته‌اید که هرکسی چه کاری باید انجام بدهد یا اگر تیمی را در اختیار دارید که قبلا با آنها کار کرده‌اید، می‌توانید خودتان وظایف را اختصاص بدهید (چون با آنها آشنایی دارید). اما اگر یک گروه جدید و ناآشنا قرار است با شما کار کنند، باید فهرستی از افراد تیم و مهارت‌های آنها تهیه کنید و با هریک از اعضای تیم درباره‌ی مهارت‌هایشان صحبت کنید، بعد به فکر اختصاص دادن وظایف باشید. با این رویکرد فرایند ارتباط و انسجام تیم آغاز می‌‌شود.

۳. برنامه‌ی زمان‌بندی را ایجاد کنید
خیلی خوب می‌شد اگر می‌توانستید تمام کارهایی را که باید انجام شوند بشمارید و بگویید: «با منابعی که داریم، به این مقدار زمان نیاز داریم.» این‌طور نیست؟ اما واقعیت این است که بیشتر پروژه‌ها بدون توجه به منابع موجود، یک زمان شروع و پایان مشخص دارند.در این بخش از مراحل مدیریت پروژه برای ایجاد یک برنامه‌ی زمان‌بندی واقع‌بینانه از میان آن محدودیت‌ها، هر تاریخی را که می‌دانید مهلت انجام دارد (همان تاریخ‌هایی که نمی‌توانند تغییر کنند) بررسی کنید تا ببینید چیزهایی که باید ارائه کنید چه وقت باید حاضر باشند. به‌عنوان نمونه، اگر یک گزارش سالانه برای یک جلسه با سهام‌داران باید حاضر شود و شما می‌دانید فرایند چاپ آن دو هفته طول می‌کشد، تمام کارهای نهایی برای آن باید دو هفته پیش از موعدِ جلسه برای چاپ آماده باشند.

۴. یک جلسه‌ی اولیه برای شروع برگزار کنید
پس از آنکه اعضای تیم را انتخاب کردید و برنامه‌ی زمان‌بندی تنظیم شد، برای شروع کار یک جلسه با تیم برگزار کنید. تا جایی که ممکن است تمام جزئیات طرح و اهداف پروژه را با گروه مرور کنید و چارچوب زمانی پیشنهادشده را با آنها در میان بگذارید. مطمئن شوید که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به‌روشنی مشخص کرده‌اید. افراد را تشویق کنید تا مواردی را که ممکن است در آنها مشکلاتی رخ بدهد و جاهایی را که ممکن است بهبودی حاصل شود در نظر بگیرند و به آنها توجه کنند. همه‌ی پیشنهادها را به‌طور جدی در نظر بگیرید، به‌ویژه در مواردی که اعضای تیم تجربه‌ی بیشتری نسبت به شما دارند و براساس آنها برآوردها و فعالیت‌هایتان را تنظیم کنید.

۵. بودجه را تنظیم کنید
اولین پرسشی که هنگام تنظیم بودجه باید بپرسید این است که «برای انجام این کار واقعا به چه چیزهایی نیاز خواهیم داشت؟» برای تعیین هزینه‌ها باید پروژه را به چند دسته تقسیم کنید: پرسنل، سفرها، آموزش، تدارکات، فضای در دسترس، تحقیقات، مصرف سرمایه و مخارج کلی.
این یک دسته‌بندی استاندارد از هزینه‌هاست. پس از اینکه ارقام را از این دسته‌ها وارد بودجه کردید، از یک مشاور بپرسید آیا چیزی را فراموش کرده‌اید یا خیر. آیا حق‌العمل، هزینه‌های صدور مجوز یا هزینه‌های حمایت قانونی نادیده گرفته شده‌اند؟ هزینه‌های حسابداری چطور؟یک بودجه هرقدر هم با دقت برنامه‌ریزی شده باشد باز هم فقط یک حدس خوب است. ممکن است ارقام واقعی با برآوردهای اولیه‌ی شما همخوانی نداشته باشند. پس باید تا حد امکان درباره‌ی محدودیت زمان، تقاضاهای کیفی و کل پولی که در دسترس است، انعطاف‌پذیر باشید.

📌 یک پیشنهاد دوستانه 

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی آرسس یکی از قدرتمندترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی است که باتلاش جمعی از فارغ التحصیلان دانشگاه های برتر کشور فعالیت خود را از سال 1394، در راستای خدمت‌رسانی به کسب وکارها آغاز نموده است. نرم افزار مدیریت پروژه فارسی یا نرم افزار کنترل پروژه آرسس ، در اجرای این مهم از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می کند ( همچون نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو ) و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است. نرم افزار مدیریت پروژه طیف وسیعی از راه حل ها را توصیف می کند که به افراد و تیم ها اجازه می دهد مسیر پیشرفت پروژه های پیچیده را از زمان تایید آنها تا تکمیل و یا راه اندازی آنها پیگیری کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی . نرم افزار مدیریت پروژه فارسی. نرم افزار مدیریت پروژه. مدیریت پروژه. تسکولو ، نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو

نام نویسنده :سپیده شاه مرادی