مدیریت ارتباطات پروژه

ارتباطات را یکی از عوامل مهم و تأثیرگذار بر موفقیت و شکست پروژه‌ها می‌دانند. البته ارتباطات همیشه مهم است؛ اما مدیریت ارتباطات در پروژه‌ها بسیار حیاتی‌تر از فعالیت‌های روتین و فرایندهای تکراری است. سازمانی را در نظر بگیرید که کار آن چندان ماهیت پروژه‌ای ندارد. مثلاً یک کارخانه‌ی تولید قوطی کبریت که چند سال است یک محصول را تولید می‌کند و حتی طرح روی قوطی را هم تغییر نداده است.
در چنین مجموعه‌هایی هر چقدر هم ضعف و خطای ارتباطی وجود داشته باشد، به تدریج کاهش می‌یابد و کمرنگ می‌شود. هر بار یک مشکل یا بحران یا تعارض به وجود می‌آید به هر حال با گفتگو و مذاکره یا حتی تنش و درگیری،‌ یا فرایندها کمی اصلاح می‌شوند یا برخی افراد تغییر می‌کنند و در بلندمدت، مجموعه راهکاری برای مدیریت مسائل ارتباطی خود پیدا می‌کند.

اما در فعالیت‌های پروژه‌محور، به خاطرِ ماهیت‌ِ غیرتکراریِ فعالیت‌ها، فرصت چندانی برای آزمایش و خطا وجود ندارد و برخی خطاهای ارتباطی به سادگی می‌توانند کلِ پروژه را با شکست مواجه کنند.

تعریفی که معمولاً برای مدیریت ارتباطات پروژه ارائه می‌شود به صورت زیر است:

مدیریت ارتباطات پروژه‌ دانش و مهارتی است که با استفاده از فرایندهای مختلف می‌کوشد تولید، انباشت و گردآوری، نگهداری، بازیابی، توزیع و نیز سرنوشت نهایی اطلاعات پس از پایان پروژه را به بهترین شکل ممکن اداره کند. اگر چه مدیریت ارتباطات پروژه را وظیفه‌ی مدیر پروژه می‌دانند، اما باید به خاطر داشته باشیم که همه‌ی اعضای پروژه به سهم خود برای شکل‌گیری الگوی ارتباطی مناسب، مسئول هستند.

مدیریت ارتباطات داخلی و ارتباطات بیرونی پروژه، هر یک تخصصی بسیار ارزشمند هستند که اصول و جزئیات و تکنیک‌ها و چارچوب‌ها و ابزارهای خاص خود را دارند. در پست های آینده در این خصوص مطالب تکمیلی ارائه خواهد شد.

: 10 مهارت یک مدیر پروژه
- مدیریت بودجه
- مدیریت محدوده
- حل تعارضات
- تهیه و ارائه گزارش
- مدیریت زمان
- قدرت مذاکره
-مدیریت روابط
- مدیریت ریسک
- حفظ ارتباطات
- استفاده از تکنولوژی

پنج استراتژی برای موفقیت پروژه ها
مدیریت پروژه به اندازه کافی پیچیده هست. وقتی پروژه مورد نظر، عمرانی باشد هم کار سنگین‌تر می‌شود. مدیران پروژه ساخت و ساز باید در عین کنار اومدن با موارد متغیر و ثابت، در کار استراتژیک‌تر و متفکر‌تر هم باشند. برای اینکه مدیران ساخت و ساز اطمینان حاصل کنند که تمام کارها به انجام رسیده و تمام معماران، پیمانکاران و تامین کنندگان به برنامه زمانی و بودجه توجه دارند، باید از ابزارها و استراتژی‌هایی استفاده کنند که کارشان را ساده می‌کند. خوشبختانه، مدیریت ساخت و ساز با توسعه‌ی ابزار‌های جدید برای ساده‌ کردن پروسه‌ی کاری، به سمت تکنیکی‌تر شدن پیش‌رفته است. اینکه شما چطور از این ابزارها استفاده می‌کنید مهم است. پیشنهاد میکنیم به همین منظور 5 استراتژی زیر را در پروژه بکار ببندید:

1. یک جریان ارتباطی ایجاد کنید و ارتباطات را تقویت کنید.

2. برنامه ریزی مداوم داشته باشید.

3. بر عملکرد اجرا نظارت مستمر داشته باشید و سوال بپرسید.

4. برای رصد هزینه‌ها و بودجه از ابزارها استفاده کنید.

5. از سیستم‌های گزارش دهی خودکار استفاده کنید.

نام نویسنده :الگام