بهبود کسب و کار با نرم افزار مدیریت پروژه

بهبود کسب و کار با نرم افزار مدیریت پروژه

استفاده از یک نرم‌‌افزار مدیریت پروژه جدید به بهبود یک کسب و کار کمک می کند.
دوره‌ی راه اندازیک کسب و کار پیچیده است و هزینه های زیادی را دربر دارد.
 استفاده از نرم‌افزار مدیریتی این امکان را به شما می دهد که پیچیده‌ترین بخش‌های روند کسب و کارخود را مدیریت کنید. همچنین این نرم‌افزارها امکان ارتباط چندگانه با سایر افراد را برای شما فراهم می کند.
از طریق نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ، شما می توانید با کارمندان، شرکت‌ها و مشتریان  خود در ارتباط باشید.
 اگر نرم‌افزاری که از آن برای مدیریت پروژه خود استفاده می‌کنید با ابزارهای مناسبی یکپارچه‌سازی شده باشد، دیگر نیازی به هزینه های اضافه ندارید.
همچنین نرم‌افزارهای مدیریتی این امکان رو فراهم می‌کند که روی تغییرات هزینه کسب و کار خود نظارت داشته باشید و از طرف دیگر برای خود زمان خریداری کرده اید.

ویژگی های یک نرم افزار مدیریت پروژه

نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب باید با انواع مختلف کسب و کار سازگاری داشته باشد.
این نرم افزار مدیریت سیستم‌ باید با انواع مختلف پروژه سازگار باشد. چراکه این نرم‌افزارها می‌توانند اثرگذاری کارها را افزایش ذهند و شما لحظه به لحظه در جریان فرآیند مسب و کارتان قرار دهند.
حتماً نظر داشته باشید که با توجه به حجم کسب وکارتان از پلتفرم مناسبی از نرم افزار استفاده کنید.

حفظ امنیت مستندات و اطلاعات در نرم افزار مدیریتی

‌در هنگام استفاده از یک نرم‌افزار مدیریتی ساخت و ساز، شاید بخواهید فایل‌هایی را روی سروتان آپلود کنید. برای این کاربهتر است به سراغ ارائه ‌دهندگان سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری بروید.
در نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو این امکان وجود دارد تا فایل‌هایی با فرمت‌های مختلف و حتی تا حجم‌های چندین گیگاباتی رو هم روی پنل آپلود کنین و در هر زمان و مکانی که خواستین به آنها دسترسی داشته باشید.
به طور قطع می توان گفت تسکولو حفظ امنیت فایل‌ها و مستندات شما رو تضمین می‌کند. همچنین تسکولو با سرویس‌هایی مثل گوگل درایو و دراپ‌باکس هم قابلیت یکپارچه‌سازی دارد.

 یعنی اگر فایل‌هاتون روی هرکدوم از این دو سرویس قرار داره، می‌تونین در پنل‌ تسکولو به حساب‌کاربری‌تون در این سرویس‌ها متصل شوید و به فایل‌هایی که ذخیره کرده اید دسترسی داشته باشید. برای اطمینان از امنیت دیتا‌ها و فایل های شما مکات ریز را در نظر بگیرید.
 مستندات شما باید از حکرها دور بماند. برای اینکار متداول‌ترین راه این هست که روی فایل‌های خود رمز قرار دهید مطمئن شوید که تمامی فایل‌هایی را که روی فضای ابری می‌فرستید، رمز‌گذاری شده باشند.
 بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بر روی فضاهای ابری هستند، این دستگاه‌ها شامل موبایل‌ها، تبلت‌ها و سیستم های کامپیوتری است.

اطمینان حاصل کنید که در حین بازکردن فایل‌های حساس خود، نکات امنیتی را در نظر بگیرید قراموش نکنید که بدافزارها و ویرویس‌ها همیشه در کمین هستند.
 بعد از استفاده از نرم‌افزار مدیریتی باید بصورت متدوال تست‌های امنیتی را انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که مشکلی در امنیت اطلاعات شما وجود ندارد.

مدیریت هزینه‌ها در یک کسب و کار

مدیریت هزینه یک تمرین برای کاهش هزینه‌های کسب و کار  شما است.
از طریق بررسی بودجه واقعی در مقابل انتظارت بودجه‌ای مطمئن شوید که هزینه های شما بیش از نیاز است یا خیر.
اگر به این نتیجه رسیدین که هزینه بیشتری  از میزان بودجه دارد، برای کاهش این هزینه‌ها یک تصمیم درست اتخاذ کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه به شما در کاهش هزینه کسب و کاربه شما کمک می کند.

سرویس دهی موثر

یکی از مواردی که درانتخاب یک نرم‌افزار مدیریتی هیچوقت نباید از آن چشم پوشی کرد، کیفیت سرویس‌دهی و پشتیبانی آن نرم افزار است.
یکی از مزایای نرم‌افرار مدیریت پروژه این است که راحت بتوان با آن کار کرد و افراد به راحتی بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند. استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت کسب و کاراین است که حتی یک فرد مبتدی در کوتاه‌ترین زمان با زیر و بم‌های یک کسب و کار مثل نامه‌ها، مسئولیت‌ها و… آشنا شود.
در صورت استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، مدیر پروژه و افراد کلیدی پروژه می‌توانند به راحتی به تبادل اطلاعات با یکدیگر باشند.
هر نرم‌افزاری نمی‌تواند ویژگی‌های گفته شده را دارا باشد.

مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه:

• زمان بندی و برنامه ریزی پروژه
• همکاری تیمی
• مستندسازی
• ارائه گزارش
• مدیریت منابع
• مدیریت بودجه پروژه

مدیران پروژه موفق مسئولیت های زیادی دارند(زمان برگزاری جلسات، برنامه ریزی و زمان بندی، مدیریت منابع ، مدیریت بودجه و تجزیه و تحلیل گزارش ها. بسته به نوع پروژه بایستی به ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه را در نظر بگیرید.
حدود ۷۷ درصد از شرکت ها از نرم افزار مدیریتی استفاده می کنند و ۸۷ درصد شرکت های با عملکرد بالا از نرم افزارمدیریت پروژه بهره مند هستند.
جهت اطمینان از اینکه جنبه های مهمی را که یک نرم افزار مدیریت پروژه باید پوشش دهد، از دست ندهید، ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه خوب را با هم مرور می کنیم.

با خواندن این مطلب، شما به درک کاملی از ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه دست پیدا خواهید کرد.

برنامه ریزی و زمان بندی در مدیریت پروژه

هنگام مدیرت یک کسب و کار، بسیار مهم است که وظایف و مسئولیت های هر کسی مشخص باشد تا از سوء تقاهم ها جلوگیری شود و اینکه هر کسی به وظایف خود عمل کند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین تعیین وظایف به کارکنان یک کسب وکار را امکان پذیر می کند و اولویت ها و زمان مقرر انجام هر وظیفه را مشخص می کند.
با اضافه کردن تاریخ مربوط به وظایف، به طور خودکار هر وقت که زمان به اتمام رسیدن یک وظیفه که  از قبل برنامه ریزی شده است فرا می رسد و قبل از آنکه آن فعالیت به اتمام نرسیده است، یک اخطار برای شما می آید.

اولویت بندی وظایف

اولویت بندی وظایف بسیار حائذ اهمیت است، به ویژه زمانی که مشکلات اضطراری رخ می دهد.

  ابزار مدیریت وظیفه

هنگام رهبری تیمی از پروژه، به یک ابزار جهت تعیین فعالیت های آینده و اختصاص وظایف به اعضای تیم دارید.

ابزار زمان بندی وظایف و برنامه ریزی

یک ابزارعالی برای کار تیمی، دارای ویژگی به نمایش گذاشتن وظایف برنامه ریزی شده و زمان بندی فعالیت های جدید را دارد.

همکاری تیم پروژه

یک تیم پروژه ممکن است شامل ده ها یا صدها نفر از کارکنان باشد که هر نفر روی وظایف خاصی کار می کنند و دانش تخصصی خاصی در زمینه ی ماری خود دارد.

اعضای تیم پروژه نیازمند تبادل اطلاعات برای آگاهی از کار دیگرهمکاران خود هستند تا بتوانند کارهای خود را دریت پیش ببرند. بنابراین بسیار مهم است که ارتباطاتی سازماندهی شده و سریع بین پرسنل ماری خود ایجاد کنید.

به اشتراک گذاشتن فایل ها

از ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ویژگی به اشتراک گذاشتن فایل ها است.
هر یک از کارکنان میتوانند اطلاعات را وارد سیستم کنند و دیگر اعضا هر زمان که نیاز داشته باشند، به آن دسترسی سریع خواهند داشت.

نام نویسنده :فرشته ولیپور