روشی برای مدیریت بحران در کسب و کار

اگرچه مدیریت بحران یک واکنش فوری است، اما مدیران خوب برای آنکه از فشارها و استرس‌های ناشی از شرایط سخت خلاص شوند به روش های سریع روی نمی آورند.

گاهی سازمان شما با شرایط بحرانی و ناگواری روبرو می‌شود، ممکن است خبر مربوط به بحران را به صورت تلفنی به شما بگویند، گزارش خاصی را ببینید یا توییتی را خوانده باشید مبنی بر اینکه یک اتفاقی بحرانی افتاده است ؛ به هر حال به عنوان رهبر یک کسب و کار باید سریعا عکس العمل نشان دهید. اگر خوش شانس یا باهوش باشید، ممکن است برای مواجه با بحران‌های احتمالی استراتژی‌هایی را طراحی کرده باشید؛ البته با این وجود باز هم باید به سرعت دست به کار شوید و اولویت‌های را مشخص کنید. تصمیمی که هنگام عکس العمل نشان دادن به بحران می‌گیرید، می‌تواند هزینهزیادی داشته باشد، به همین دلیل باید تمام شواهد و جوانب را بررسی کنید.

با این وجود تیم جانسون، (نویسنده‌ کتاب رهبری بحران) معتقد است که اولین اقدام رهبر یک کسب و کار در  شرایط بحرانی این است که هیچ کاری انجام ندهد. وی در کتاب خود توضیح می دهد که رهبران باید در برابر احساس واکنش سریع مقاومت کنند؛ از آنجا که آنان تحت فشار و استرس تصمیم مرگ و زندگی قرار دارند، نمی‌توانند ذهن خود را متمرکز کنند و در نتیجه تصمیم نادرستی خواهند گرفت.

روشی برای مدیریت بحران در کسب و کار

در شروع کمی به خودتان فرصت تفکر بدهید. برای این منظور می‌توانید مدتی تنها باشید یا با چند مشاور عالی که در ارزیابی زوایای بحران به شما کمک کنند، مشورت کنید.

تصور کنید بزرگترین مشتری شرکت تمام قراردادهایش را با شما لغو کرده است؛ قطعا حس وحشتناکی خواهید داشت. در این شرایط ابتدا ۲۰ دقیقه پیاده روی کنید تا بتوانید افکارتان را دوباره متمرکز کنید و روحیه خود را بازیابی نمایید، سپس فکر کنیدکه بهترین اقدام چه خواهد بود.

پس در موقعیت‌های بحرانی ابتدا چند دقیقه به خودتان فرصت دهید تا تمرکز خود را دوباره به دست آورید، در ادامه اعضای تیم کسب و کارتان را جمع کنید و سوالات زیر را مطرح کنید:

• در مورد اتفاق پیشامده، چه اطلاعاتی داریم؟
• این بحران چه زمانی و چگونه رخ داده است؟
• چه افرادی یا بخش‌هایی تحت تاثیر این بحران قرار گرفته‌اند؟
• تاکنون چه کارهایی در واکنش به این موضوع انجام داده‌اند؟

پاسخ‌های اعضای تیم را منتشر کنید و از آنها بخواهید که هر چه سریعتر اطلاعات بیشتری را در مورد این اتفاق پیدا کنند. جانسون در کتاب خود می‌نویسد زمانی که شروع به تحقیق کردید، اقدام بعدی شما باید این باشد که یک توییت یا بیانیه کوتاه  را در وب‌سایت شرکت منتشر کنید.

از تیم روابط عمومی بخواهید تا با محتوایی مناسب به پرسش‌های زیر پاسخ دهند.

رهبر سازمان در شرایط پیشامده چه وظیفه‌ای دارد؟ نقش دیگر اعضای تیم چیست؟

در مرحله اول سازمان باید روی چه موضوعی تمرکز کند؟ برنامه شما برای مرحله بعد چیست؟

سازمان برای مدیریت کردن این بحران چه منابعی را لازم دارد؟ برای دستیابی به اهداف‌تان از پرسنل چه انتظاری دارید؟

توجه داشته باشید که عبور از بحران دشوار خواهد بود، اما اگر اقدامات اولیه به درستی انجام شوند، شانس بیشتری برای به سلامت گذشتن از طوفان خواهید داشت.

راه حل های بحران در کسب و کار

موفقیت بازتاب کارهای کوچک ، اما هدفمند در راهی با برنامه است و هر کدام از این برنامه‏ ها، یک الگوی مشخص برای رسیدن به سرانجام ایده‏آل لازم دارند. هر پروژه‏ کاری و یا ایده جدید، از اولین روزهای شروع تا پایان کار، مراحلی را با استفاده از معیاری از قبل مشخص شده انجام می‏دهد. همه‏ی عنصرهای ساختاری، با نظمی بی‏نقص و هماهنگ دور محوری مشخص حرکت می‏کنند و مدیر، مانند ناظری تمام وقت همه‏ی رکن‏های طرح را از نزدیک می‏بیند. به این نکته هم توجه داشته باشید که همیشه کار مراحل معمولی و همیشگی خود را نمی‏گذراند. در هر پروژه‏ای مواقعی وجود دارد که با اینکه تمامی برنامه‏ریزی‏ها و الگوهای اولیه را انجام داده‏اید، بحران‏های مالی و کنار نیامدن عوامل کاری با هم، پروسه طرح را با مانع‏های جدید روبه‏رو می‏کنند. در این وضعیتی مدیری کار بلد باید به شکلی به طور کامل ‏کارها را در دست بگیرد و تیم را از نو آماده نماید.

1. مقدمه

مدیریت بحران، رهبری درست تیم کاری و مهارتهای اجرایی کار، مهم‏ترین ویژگی‏های مدیران متبحرند، که بودن آنها در شرایط ویژه، مانند تکیه‏گاه خواهد بود و تیم را آرام می‏نماید.

و با صحبت‏های موثر، متحد بودن که ممکن است از بین کارکنان رفته باشد را باز گرداند، بی شک قاعده‏ای فوق‏العاده مهمی بین مدیریت و روانشناسی وجود دارد، چون برای بالا بردن بهره‏وری باید به درون انسان‏ها رجوع کرد و در فکرشان نفوذ نمایید، این روزها کارشناسان این نکته را پذیرفته‏اند و درکی بزرگی نسبت به رابطه‏های متقابل بین مدیران و کارمندان، تلاش بر این دارند تا ارتباطی موفق درست کنند و فضای خشک طبقاتی را از میان ببرند.

2. مفاهیم پایه

2-1. بحران

بحران در اصل حالتی است خیلی غیر منتظره و غافلگیرکننده که در آن زمانی جهت تصمیم‏ گیری مناسب خیلی کم می‏باشد. در این شرایط اصلا نمی‏توان از راه‏های پیشین و معمولی برای عکس‏العمل و یا واکنش نشان داد ، در این موقعیت مدیریت قبل از هر چیز دیگری به تجربه، مهارت، سرعت، هوشمندی، خلاقیت و موقعیت سنجی نیاز دارد و با توجه به اطلاعاتی که باید زودتر ارزیابی شود.

2-2. مدیریت بحران

در اصل مدیریت بحران پروسه برنامه ‏ریزی و عملکرد می‏باشد که با دیدن به صورت سیستمی بحران‏ها و تجزیه و تحلیل آن بحران در جستجوی پیدا کردن ابزاری می‏باشد که با آن بتوان از اتفاق افتادن این بحرانها پیشگیری کرد.

پایه و اساس مدیریت بحران روی پنچ مورد است: که این موارد عبارتند از «سازماندهی»، «ارتباطات»، «تصمیمگیری»، «شناخت عوامل بحران» و «طراحی».

2-3. کسب و کار

کسب و کار یا business، یک سازمان سرمایه‌گذاری می‏باشد که مشغول کارهای تجاری، صنعتی، یا پیشرفته و حرفه‏ای هستند. امکان دارد یک شرکت، کارهای کسب و کاری را از راه ساخت یک کالا، ارائه‌ی خدمات یا خرده‌فروشی محصول که قبلا ساخته شده‌اند، انجام می‏شود.

3. 10 راه حل برای بحران در کسب و کار

3-1. حمایت از کارمندان

برای کم کردن فشارهای روانی و اثر گذاری بیشتر، مدیران باید در محیط کار انعطاف‏ پذیری بالاتری ازخود داشته باشند. بررسی کردن رابطه‏ مدیران و رفتار آنها، نقش زیادی در پروسه پیشرفت هدف‏های تجاری آنان دارد. خودآگاهی، مهمترین بحثی است که مدیرها باید به آن توجه زیادی داشته باشند. بر اساس بررسی‏هایی که انجام شده است، مدیرهایی که عملکرد ضعیفتری داشتند، بهره ‏وری و ارتباط پایینی در مقایسه با مدیرانی که انعطاف‏پذیرند دارند.

این نکته را توجه داشته باشید که ارتباط تاثیر گذار، در بعضی از زمان‏ها نتیجه‏ی خیلی بهتر از حمایت مالی دارد. بالا بردن رابطه بین مدیر و کارمند باعث آشکارشدن نقطه‏های ضعف و قدرت هر دو طرف خواهد شد. مسئله‏ها و مشکل‏هایی در محیطی کاملا دوستانه و به دور از حاشیه‏ مورد بحث و بررسی قرار می‏گیرند و راهکاری برای آن مشخص می‏شود.

3-2. عوامل موفقیت

می‏توانیم بگوییم که موفقیت هر سازمانی به 3 دلیل اصلی بستگی دارد: توانایی فردی کارکنان، محیط سازمان و انگیزه موجود. اگر کارمندهای یک سازمان توانایی و مهارت‏ را داشته باشند و محیط هم جای مناسبی جهت رشد و پیشرفت استعداد آنها فراهم کرده باشد، بی شک کارکنان آنجا هم با گرفتن موج‏های مثبت تشکیل شده، انگیزه زیادی دریافت می‏کنند و راه موفقیت را به راحتی طی خواهند کرد. توجه داشته باشید که احیانا اگر تنها یکی از این علت‏ها نباشد یا به حالت ضعیفی باشد، موفقیت سازمانی دچار آسیب خواهد شد. در خیلی از موردها، مدیرها می‏توانند با داشتن برنامه‏های آموزشی و تربیتی توانایی‏های کارمندان خود را بالاتر ببرد و یا با شرایط محیطی که از موفقیت جلوگیری می‏کند برخورد نمایند. اما نمی‏توان به سادگی با دلایل کمبود انگیزشی کارمندان مقابله کنند. باید بگوییم که انگیزش نوعی نیروی درونی می‏باشد که نمی‏توان آنرا به شکل تجربی مشاهده، اندازه‏گیری یا تحلیل نمایید. در اصل بی شک عوامل انگیزش در هر فردی، متفاوت می‏باشد.

3-3. داشتن نظارت بر چگونگی کار کردن شرکت و کارکنان آن

نظارت داشتن به این معنی این است که یک مقایسه وضعیت بین آن چیزی که هست و آن چیزی که باید باشد، داشته باشیم. در گفتاری دیگر می‏توان گفت که نظارت، پروسه‏ای می‏باشد جهت مطمعن شدن از کار‏های انجام شده که آیا با کار‏های از قبل برنامه‏ریزی شده، مطابقت دارد یا خیر. البته باید این نکته را هم توجه داشته باشید که نظارت داشتن فراگیرتر از برنامه‏ریزی می‏باشد و به مدیرها این کمک را می‏کند تا مراقب اثردهی کار‏های برنامه‏ریزی شده، سازماندهی شده و هدایت‏کننده باشند. قسمت اصلی پروسه نظارت انجام دادن کارهای اصلاحی مورد نیاز می‏باشد.

3-4. نظارت راهبردی

نظارت راهبردی پروسه‏ای است که به سرانجام رسیدن موفقیت‏آمیز برنامه‏ های راهبردی بلند مدت یک سازمان یا شرکت را به صورت صد در صد تضمین خواهد کرد. این نوع نظارت که مسئولیت آن بر عهده مدیر می‏باشد. نظارت‏های راهبردی با بررسی دلایل محیطی و کار‏های مهم داخلی، نیاز به اصلاح برنامه‏های راهبردی‏ را به‏ صورت ثابت مشخص می‏کند. دلایل محیطی مانند کارهای رقابت‏انگیر، تغییرهای سیاسی، بی‏ثباتی نیازهای مشتری، دگرگونی‏های اقتصادی و تغییرهای فناوری خطرها و فرصت‏هایی را دربر دارند. پیگیر بودن کار‏های کاری داخلی هم می‏تواند بر انجام و رخ دادن برنامه‏های راهبردی مؤثر باشد. سرانجام، مدیرها شاید درگیر نظارت‏های کوتاه مدت و عملیاتی نیز بشوند تا اطمینان بیشتری داشته باشند که این مهارت‏ها همزمان با نظارت‏های راهبردی انجام می‏پذیرند.

3-5. گسترش شغل

گسترش شغل نیز راه دیگری می‏باشد که برای از میان بردن ناراحتی‏های وارده از راحت‏ترکردن و تخصصی شدن کار به وجود آمده است. گسترش شغل به معنی بالا بردن تعداد عملیاتی می‏باشد که هر فرد باید اجرا نماید و از این طریق رضایت فردها در محیط کار بالا برود.

3-6. سطح مهارت

بی شک زمانیکه‏ که کارکنان به صورت مشخص آموزش دیده باشند و از طرفی تجربه داشته باشند، به سرپرستی کمتری نیاز خواهد داشت، پس حوزه نظارت مدیر می‏تواند بزرگ‏تر باشد. همچنین، مدیرها می‏توانند تعداد زیادی از کارکنان را هدایت، نظارت و سرپرستی نمایند.

3-7. برآورد کردن نیروی فروش

دراین راهبرد، با تحلیل نظرهای فروشنده‏هایی که دارید، فروش آینده پیش‏بینی خواهد شد چون بی‏شک فروشنده‏های شما با مشتری‏های شما ارتباط مستقیمی دارند و این رابطه پایه پیش‏بینی فروش است. این راه در تجارت و صنعت بیشتر کشورها استفاده می‏شوند. بعضی شرکت‏ها دوره‏های آموزشی مشخصی را برای کمک به فروشنده‏های خود پیشنهاد می‏دهند تا پیش‏بینی بهتر و قوی‏تری داشته باشند و بهتر بتوانند رابطه‏های متقابل و مستقیم با مشتری را  تفسیر نمایند.

3-8. نگرش اقتضایی

نگرش اقتضایی بر این پایه استوار می‏باشد که از یک الگوی مدیریتی، نمی‏توان جهت همه موقعیت‏ها بهترین تکنیک استفاده کرد. یکی از وظیفه‏های مدیرها، تشخیص دادن الگو و استفاده یکی از بهترین‏های آن در شرایط حساس و مشخص است. مدیر باید تشخیص بدهد که کدام تکنیکی، در کدام موقعیت حساسی، تحت کدام شرایطی خاص موثرترین بازتاب را خواهد داشت. در نگرش اقتضایی، بهترین راه حل برای مسئله مدیریتی راه حلیست که به جزئیات منحصر به فرد موقعیتی که مدیر با آن مقابله دارد پاسخ بدهد. شعار نگرش اقتضایی این عبارت می‏باشد: «هر چیزی به موقعیت بستگی خواهد داشت». نگرش اقتضایی به اندازه کافی گسترش نیافته است که بتواند برای موقعیت‏های متفاوت پیشنهادهایی درمورد جزئیات این پورسه به مدیرها ارائه دهد. در اصل عمل‏های مدیریت به طور معمول ناشی از ملزمات محیط خارجی سازمان، فناوری و کارمندان سازمان می‏باشد. همه این عامل‏های متغیرهای اقتضایی نامیده می‏شوند. اهمیت مشخص هر یک از متغیرها به نوع مسئله‏های مدیریتی مورد بررسی، بستگی خواهد داشت.

3-9. فناوری

فناوری راهی است، برای تبدیل اطلاعات سازمان به بازده. فناوری فقط برای استفاده از ماشین‏های تولیدی نمی‏باشد، بلکه متشکل از دانش، ابزار و راه‏هایی که جهت تغییر شکل ماده‏های خام به کالاهای ساخته شده یا خدمات می‏باشد. به گفتاری دیگر می‏توان گفت که فناوری تصمیم‏گیری‏هایی در مورد قوانین و مقرراتی که در طول پروسه تولید به کارکنان یک سازمان یا شرکت کمک می‏کند. افراد استعدادهای زیادی برای کار در شرایط گوناگون دارند. انگیزه‏، توانایی‏ و شخصیت آنان را در کاری تاثیر گذار و در شغل دیگری مؤثر نباشد. نگرش اقتضایی بر اصل سیستمی است، که بر جزئیات رابطه‏ها میان جزءهای شرکت استوار می‏باشد و تلاش می‏نماید دلایلی را که مؤثر بر قطعی در یک وظیفه یا نتیجه دارند تعریف نماید و رابطه‏ها تخصصی میان دلایل مرتبط را توضیح دهد. با این استدلال دوست داران نگرش اقتضایی آن را در مجموعه هدایت‏کننده تفکر مدیریتی امروزی قرار می‏دهند.

3-10. روابط خود را با صداقت حفظ کنید

روابط زیاد و قوی‏تر همیشه واجب هستند. و همیشه یادتان باشد که هیچ‏وقت شخصی از جای دیگر‏ به شما کمک نخواهد کرد آنچه که می‏تواند به شما کمک نماید خود شما و روابط قوی شماست که می‏توانید برقرار نمایید. در نتیجه با صداقت پیش اشخاصی که توانایی این را دارند که به شما کمک بروید.

نتیجه‏ گیری

در آخر به این نتیجه می‏رسیم که بحران زمانی غیرمنتظره و غافلگیرکننده می‏باشد که همه سازمان‏ها در کل با آن دست و پنجه نرم می‏کنند. ب همین دلیل باید با درک واقعیت بحران و اثرهای با تمهید اندیشه‏های آثار منفی و خسارت‏های آن را به حداقل برسانند. داشتن خونسردی، کم بودن عوامل استرس‏آور، دوری از درگیری با دیگران، سرعت بیشتر در تصمیم‏گیری بجا، دقت داشتن در اخلاق و کردار به همراه توکل به خداوند بزرگ برای کمک رسانی زمان ‏سختی‏ها از مهمترین ملزومات در هنگام اتفاق افتادن بحران در کسب و کار در یک سازمان یا شرکت می‏باشد.

شرکت نرم افزار مدیریت پروژه :

شرکت الگام در زمینه ارائه نرم افزار مدیریت پروژه آرسس فعالیت میکند. این شرکت خدمات خود را با قیمت مناسب و کیفیت مناسب ارائه میدهد.
برای برقراری ارتباط با مشاوران شرکت الگام، از طریق تماس با ما اقدام نمایید :
026-32775620 _ 021-44142677 

نام نویسنده :مسعودیفر.الگام