چگونه یک پروژه را شروع کنیم

با وجود گذراندن چندین سال در مدیریت ، مدیرانِ پروژه برای سازمان‌های فناوری مختلف، مشکلات وسیعی که مدیران در خصوص شروع پروژه‌های خود دارند، هنوز هم برای من تعجب‌آور است. مثلا مدیری که یک پروژه‌ی جدید شروع کرده‌ و برای چندین هفته و گاهی اوقات ماه‌ها نمی‌داندباید چه کار کند ؛ درنتیجه در این زمان هیچ کاری پیش نمیرود یا این‌که اقدامات بسیار ناچیزی صورت می‌گیرد! آیا این ناشی از درک نادرست مدیر پروژه از علم تخصیص است؟ کمبود دانش تخصصی مدیر درمورد موضوع خاص؟ 

هیچ کدام از این بهانه‌ها مربوط یا معتبر نیستند؛ اما در هر دو مورد، مدیران پروژه با پیچیدگی و عدم تعریفِ درست وظایف موجود و لازم دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند. آن‌ها نمی‌دانند چگونه باید اولین قدم را بردارند و این موضوع باعث هدر‌ رفت منبع ارزشمندی چون زمان می‌شود که در طول پروژه، ارزشمند‌ترین منبع به‌حساب می‌آید. به خوبی از سختی‌های داشتن مجهولات فراوان در ابتدای پروژه آگاهم، اما اگر شما طبق رویکردی که به‌خوبی تعریف شده است عمل کنید، به‌راحتی توانایی فراهم‌کردن یک شروع خوب را کسب خواهید کرد

بالأخره چگونه یک پروژه شروع می‌شود؟ بسیار ساده! در اولین زمان ممکن یک جلسه‌ی «شروع پروژه» برگزار کنید تا بتوانید اطلاعات پایه‌ی پروژه را جمع‌آوری و مرتب کنید. گروهی متشکل از نمایندگان ذی‌نفعان، شامل مدیریت، کارشناسانِ کسب‌و‌کار و اعضای تیم توسعه را به جلسه دعوت کنید. هدف اصلی این جلسه این است که پروژه تعریف شود و برنامه‌ریزی‌های اولیه در سطوحی بالا انجام شوند. یک دستور جلسه‌ی موفق برای این نوع نشست‌ها، باید حداقل شامل نکات زیر باشد:

• اهداف جلسه:

می‌خواهید در پایان این جلسه به چه چیزی دست یابید؟

• اهداف پروژه:

با انجام این پروژه می‌خواهید به چه چیز‌هایی دست یابید؟

• رویکرد پروژه:

فرآیندهای اصلی یا اجزای پروژه را تعریف کنید؛ چه چیزی در طول پروژه انتظار می رود؟ آیا طبق روش و رویکرد خاصی پیش می‌روید؟

• اقلام قابل تحویل پروژه:

در مورد انتظارات موجود درباره‌ی نتایج حاصل از پروژه بحث و مستند‌سازی انجام دهید، به‌طوری که هیچ سوء‌تفاهمی در مورد آنچه که تولید می‌شود وجود نداشته باشد.

• تیم پروژه:

ممکن است بخواهید طرح سازمانیِ پروژه‌ی خود را، که شامل ذی‌نفعان اصلی، مشاوران، متخصصانِ موضوعی و منابع فنی که در این پروژه نقشی خواهند داشت، می‌شود را ایجاد کنید.

• نقش‌ها و مسئولیت‌ها:

تعریف‌کردن مسئولیت‌های اصلی هر نقش در تیم پروژه، یکی از بهترین ایده‌هاست. این کار به شما در تنظیم و تعدیل انتظارات کمک می‌کند.

• نظارت بر دگرگونی‌ها:

فرآیندی را برای مدیریت تغییرات تعریف کنید، به‌ویژه تغییرات مربوط به محدوده و میدان.

• طرح ارتباطی:

تعریف کنید که ارتباطات پروژه چگونه انجام خواهند شد؛ گزارش‌های وضعیت، جلسات، در‌گاهِ پروژه یا غیره.

• خطر‌ها (Risks):

خطرات بالقوه اصلی پروژه را شناسایی کنید. می‌توانید این‌کار را در چارچوب یک جلسه‌ی کوچک ارزیابی ریسک انجام دهید.

• الزامات سطح‌بالا:

این قسمت بسیار مهمی از جلسه است، زیرا به کمک این بخش می‌توانید توضیحاتی سطح بالا در‌مورد هر بخش از الزامات پروژه را جمع‌آوری کنید؛ معمولاً چند خط درباره‌ی هر مورد. اختصاص یک شماره (یا نام) شناسایی برای هر یک از الزامات بسیار حیاتی است. در صورت امکان شاخصی برای اولویت الزامات نیز درج شود. من با استفاده از یک جدول پاورپوینت توانستم موارد مورد نیاز در طول جلسه را به‌طوری که همه بتوانند آن‌ها را ببینند، به شکل موفقیت‌آمیزی نمایش دهم.

• گاه‌شمار (Timeline):

چارچوب زمانی اولیه‌ی پروژه را به بحث بگذارید تا یک دید اولیه در افراد ایجاد شود، اما همه را از این موضوع مطلع کنید که به محض آماده شدن برنامه‌ریزیِ مشروح، این چارچوب زمانی تغییر خواهد کرد.

یک جلسه مانند این می‌تواند از چند ساعت تا دو روز کامل، بسته به اندازه پروژه به‌طول بیانجامد. توجه داشته باشید که با پایان این جلسه، شما به هدف اصلی خود، که همان تعریف واضح پروژه است، رسیده‌اید و اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل اسناد منشور پروژه را در دست دارید. پس از این شما می‌توانید به مرحله‌ی الزامات پروژه، و یا در صورت استفاده از رویکرد چابک، به سراغ اولین چرخه‌ی «Sprint» چابک خود بروید.

چرا مدیریت پروژه از نان شب واجب تر است؟

در بودچه‌بندی سالانه و طراحی برنامه‌ها و پروژه‌ها، برنامه‌ریزی برای منابع مالی «مدیریت پروژه»، ممکن است از قلم بیفتد و کاملا نادیده گرفته شود. مدیران عامل ممکن است در برآورد هزینه‌های پروژه یا پیچیدگی آن اشتباه کنند. دست‌پایین گرفتن هزینه‌های لازم، اشتباهی حیاتی در مدیریت پروژه است.

در ادامه با ۵ دلیل نشان می‌دهم که چرا پروژه‌ها به مدیران پروژه‌ی حرفه‌ای و با تجربه نیاز دارند:

برگرفته از نوشته: اندی مارکر

۱- اطمینان از سازماندهی درست برای رسیدن به اهداف پروژه
هنگامی که از من خواسته می‌شود تا درباره‌ی تغییرات یک پروژه مشورت دهم یا به پروژه‌ای کمک کنم تا به مسیر اصلی‌اش بازگردد، معمولاً این مشکل را پیدا می‌کنم: کمبود سازمان‌دهی!

در بررسی‌های من، اغلب این پروژه‌ها فاقد یک برنامه‌ی داخلی، یک طرح ارتباطی قابل فهم و نیز فاقد اجزای ساده‌ی پروژه مانند لیست موضوعات، گزارش وضعیت هفتگی یا به برنامه‌ی به روز شده‌ی پروژه بوده‌اند.

یک مدیر پروژه‌، با اطمینان از این‌که پروژه برای رسیدن به موفقیت به صورت درستی برنامه‌ریزی شده است، از وقوع این رخداد‌ها جلوگیری خواهد کرد. پیش‌برنامه‌ریزی و روشن کردن نقش‌ها، انتظارات و ساختار، لازمه‌ی ایجاد یک تیم موفق و یک موفقیت تیمی است. بدون سازمان‌دهی، ممکن است تیم‌ها درجا بزنند، اما خودشان تصور کنند در حال پیشرفت هستند.

۲- ایجاد مرکز ثابت ارتباط و پاسخ‌گویی
اختصاص یک «مدیر پروژه» به یک پروژه، باعث ایجاد یک نقطه‌ی مرکزی برای ارتباطات و پاسخگویی‌های همه می‌شود. در بیشتر سازمان‌ها، رهبر کسب‌و‌کار و یک مدیر پروژه، تلاش‌های ارتباطی را بر عهده می‌گیرند و مسئولیت‌ها را توزیع می‌کنند. از این جهت مهم است که رهبر کسب‌و‌کار و مدیر پروژه با هم به طور منظم در ارتباط باشند. من در پروژه‌های متعددی کار کرده‌ام که مشکل آن‌ها این بوده است که دیدگاه سرپرست پروژه در مورد جزئيات با مدیریت پروژه بسیار تفاوت داشته است. و اغلب همین چیزهای کوچک‌اند که باعث بروز مشکلات مهم می‌شوند!

۳- به کارگیری تجربیات و آموخته‌ها
مدیران حرفه‌ای پروژه، طیف گسترده‌ای از تجربه و دانش را که بر اساس هزاران ساعت بررسی پروژه‌های موفق و چالش‌برانگیز به دست آمده است را به همراه دارند. اگر تیم پروژه را در حوزه‌ای جدید یا با فرآیند کسب‌و‌کاری جدید درگیر می‌کنید، آوردن یک مدیر پروژه‌ی باتجربه، به موفقیت پروژه کمک زیادی خواهد کرد. در غير این‌صورت، هزينه‌ی تجربه‌ی درس‌هايی که قبلا آموخته‌اید را باید دوباره پرداخت کنید!

۴- مدیریت پروژه؛ راهکار اطمینان‌بخش
شما به‌ تازگی پروژه‌ای یک میلیارد تومانی را که تکمیل آن ۱۲ تا ۱۴ ماه طول می‌کشد شروع کرده‌اید. نتایج انجام این پروژه به فروش و رشد کلی شرکت کمک خواهد کرد.
آیا شما به هر‌کسی اجازه‌ی هدایت پروژه را می‌دهید؟ آیا بهتر نیست که یک فرد حرفه‌ای و ماهر را به‌ عنوان سرپرست به کار بگیرید تا از دستیابی به اهداف پروژه اطمینان حاصل کند و در صورت بروز مشکلات، از افراد زیر‌دستی متخصص کمک بگیرد؟
اضافه کردن یک مدیر پروژه‌ی حرفه‌ای (معمولا کمتر از ۱۰ درصد از هزینه‌های پروژه) می‌تواند منتهی به یک سازمان‌دهی و مدیریت صحیح و کارآمد شود. می‌خواهم بگویم که این کار، حقیقتا باعث افزایش اطمینان می‌شود، حتی اگر هزینه‌ی زیادی هم داشته باشد.

۵- سرمایه‌گذاری روی زیرساخت‌ها، الان به صرفه‌تر از آینده
واقعیت این است که پروژه‌ها دشوار‌ند! پروژه‌ها فرآیندها، سیستم‌های جدید و تغییراتی را ایجاد می‌کنند که تا پیش از آن، سازمان آن‌ها را تجربه نکرده است. مدیران ممکن است درباره‌ی انتخاب مدیران پروژه و سرمایه‌گذاری روی آن‌ها تردید داشته باشند، زیرا معمولا از قبل، یک نفر وجود دارد که رهبری کارها را بر عهده داشته است.

رهبری فقط برای مدیران پروژه نیست، همان‌طور که از هر عضو تیم انتظار می‌رود تا در موقعیت لازم، در حیطه‌ی عمل خود رهبر باشد. با این حال، هنوز سرمایه‌گذاری روی مدیریت پروژه، ارزان‌تر و به‌صرفه‌تر از سرمایه گذاری‌های آینده روی پروژه است. وقتی مدیران عامل تشخیص دهند که پروژه نیاز به کمک فردی حرفه‌ای دارد، معمولا برای نجات پروژه خیلی دیر شده است و از طرفی به اجبار باید ساختار زمانی اولیه را حفظ کرد. ارائه‌ی پیش‌بینی‌ توسط مدیران پروژه، خطرات هزینه و برنامه‌ریزی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. اختصاص یک مدیر پروژه به معنی تضمین موفقیت نیست. اما او با داشتن سال‌ها تجربه، مسائل مربوط به ارتباطات پروژه، تاخیر‌ها و راه‌حل‌ها را حل و فصل می‌کند.

هنگامی که پروژه‌ها از مسیر خارج می‌شوند، راه حل در بیشتر وقت‌ها، بازگشت به اصول مدیریت محدوده (Scope)، زمان، منابع و کیفیت است. سرمایه‌گذاری اولیه در زیرساخت‌ها، بهتر از اتخاذ مشاوران گران قیمت در میانه‌ی راه، برای اصلاح یک پروژه است.

شرکت مهندسی الکترونیک گام از شرکتهای پیشرو در ارائه راه حل های جامع و کاربردی پروژه های زیر ساختی فناوری اطلاعات و راه کارهای دسترسی آسان به سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد.  آرسس با تعریف نیازمندی ها و مشخصات انحصاری جهت هر کدام از مشاغل و صنایع مختلف ، شرکت ها ، ادارات و نهاد ها سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی به طور جداگانه ، بهترین شرایط مربوطه را جهت تحقق به اهداف عالیه مهیا می سازد.سازوکارهای مبتنی‌برمدیریت پروژه چارچوب اصلی آرسس را تشکیل می‌دهند که در آن، مجموعه‌ای کامل از ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل هوشمند پروژه تحت رابط گرافیکی قوی ارائه می‌گردد. 

نام نویسنده :مسعودیفر.الگام