مدیریت پروژه در IT

شرکت‌هایی در اجرای پروژه‌های خود موفق هستند که هم سو با رشد سرمایه‌گذاری برای توسعه IT، برای تربیت مدیران‌ پروژهٔ حرفه‌ای و مسئولیت پذیر نیز عمل کنند. سازمان‌ها باید بدانند سرمایه‌گذاری در این زمینه می‌تواند کلید پیروزی در رقابت و تفاوت آن‌ها با سایرین باشد.

مدیریت‌ پروژه چه مربوط به پروژه‌های IT باشد یا نه، کار دشواری است و نیازمند برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای دقیق. اما این روند در پروژه‌های IT دشوار‌تر نیز هست زیرا دنیای فناوری اطلاعات دائما درحال تغییر و به روزرسانی است و به تناسب آن اهدافی که برای پروژه‌های آن تعریف می‌شود نیز به سرعت تغییر می‌کند و مدیران پروژه در این حوزه دائما با شرایط جدید روبه‌رو هستند از طرفی چون با عناصر محسوس سروکار ندارند و سرمایه‌گذاران و تیم اجرایی آن می‌توانند از سراسر جهان باشند اجرای کارآمد و احاطهٔ کامل بر جزئیات پروژه دشوار‌تر است.

شرکت مهندسی الکترونیک گام از شرکتهای پیشرو در ارائه راه حل های جامع و کاربردی پروژه های زیر ساختی فناوری اطلاعات و راه کارهای دسترسی آسان به سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد.  آرسس با تعریف نیازمندی ها و مشخصات انحصاری جهت هر کدام از مشاغل و صنایع مختلف ، شرکت ها ، ادارات و نهاد ها سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی به طور جداگانه ، بهترین شرایط مربوطه را جهت تحقق به اهداف عالیه مهیا می سازد.سازوکارهای مبتنی‌بر مدیریت پروژه چارچوب اصلی آرسس را تشکیل می‌دهند که در آن، مجموعه‌ای کامل از ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل هوشمند پروژه تحت رابط گرافیکی قوی ارائه می‌گردد.

مراحل مدیریت پروژه‌های IT

۱. شروع به کار : در این مرحله هدف از پروژه مشخص می‌شود و نظارت بر اینکه آیا امکانات لازم برای رسیدن به آن اهداف در دسترس هست یا نه. آشنایی با محیط کسب‌و‌کار و شناسایی نقص‌ها و کمبود‌ها در نیز در این مرحله انجام می‌گیرد.

۲. طرح‌ریزی: پس از مشخص شدن هدف، برنامه‌ریزی باعث می‌شود جزئیات لازم برای عملی شدن پروژه به گونه‌ای موثر در کنار هم قرار گیرند. نکتهٔ قابل تامل این است که برنامه‌ریزی دقیق ممکن است بخش قابل توجهی از زمان کل پروژه را به خود اختصاص دهد اما لازم است این کار انجام گیرد چون برنامهٔ ضعیف روند پروژه را بیشتر به تعویق می‌اندازد. در این فاز از مدیریت‌ پروژه تمام عناصر شامل بودجه، منابع، جدول زمان-بندی، ریسک‌های احتمالی و فعالیت‌هایی که افراد ملزم به انجام آن هستند مشخص می‌شود.

۳.اجرا: در این مرحله برنامه‌ای که در بخش قبل تدوین شده به اجرا درمی‌آید. موفقیت در این مرحله به میزان توانایی در مدیریت منابع انسانی و برقراری روابط موثر با کارکنان وابسته ‌است.

۴. کنترل و نظارت: یک پروژه هرچقدر خوب برنامه‌ریزی شده ‌باشد بازهم در روند اجرا با اشکال هایی روبه‌رو می‌شود. به همین دلیل است که نظارت کامل بر روند اجرای پروژه برای یافتن سریع مشکلات حتی اگر اطمینان داشته ‌باشیم همه‌ چیز طبق برنامه پیش می‌رود ضروری است زیرا شناسایی سریع مشکلات منجر به حل سریع آن‌ها می‌شود. از طرفی در این مرحله باید همهٔ جزئیات اجرا به لحاظ زمانی و بودجه به طور مرتب مورد بررسی قرار گیرد.

۵. پایان: پایان یک پروژه باید به لحاظ رسمی و قراردادی مطرح و مورد پذیرش طرف‌ها قرار گیرد.

باید توجه داشت که هر پروژه‌ای با محدودیت منابع مالی، زمان تحویل و اهداف روبه‌رو است و مهم‌ترین وظیفهٔ مدیرپروژه نیز این است در این سه حوزه به‌گونه‌ای موثر تعادل ایجاد کند. 
بهترین مدیران پروژه کسانی هستند که همیشه‌ کارهای خود را به موقع، در محدودهٔ بودجه‌ تعیین شده و با کیفیتی فرا‌تر از انتظارات سرمایه‌گذاران تحویل می‌دهند. این مدیران پروژه به این درک رسیده اند که داشتن مهارت‌های رهبری و توانایی در برقراری ارتباطات موثر برای آنان حتی از برخورداری از ابزارهای پیشرفتهٔ پیگیری پروژه نیز مهم‌تر است. باتجربهترین مدیران پروژه فهمیده‌اند که اگر نتوانند جنبه‌های انسانی را در به اجرا در آوردن پروژه‌ها تقویت کنند، دیگر اهمیتی ندارد که چقدر در متدولوژی و ابزارهایی که به کار می‌گیرند خبره باشند، اگر نتوانند نیازهای مصرف‌کنندگان و سرمایه‌گذاران یا سهامداران را به‌درستی مدیریت کنند ممکن است پروژه را به سرانجام برسانند اما احتمالا خواسته‌های آنان به‌طور مطلوب برآورده نشده و این موجب نارضایتی آنان می‌شود.

چه مهارت‌هایی لازم است که به یک مدیرپروژهٔ درجه یک تبدیل شوید؟ 

شرکت Intellilink از شرکت‌های موفق در مشاوره و آموزش به مدیران است که با بررسی مهم‌ترین ویژگی‌های مدیران پروژهٔ موفق در داخل شرکت خود و در میان مشتریانش به شش ویژگی مشترک در میان بر‌ترین مدیران پروژه دست یافته است.

آن‌ها دریافتند مدیران پروژه موفق:
۱. دارای بصیرتی خاص در آینده‌نگری هستند.مدیران ‌پروژهٔ ماهر می‌توانند مشکلاتی را که تحویل به‌موقع پروژه، بودجه و رضایت کاربران را به خطر می‌اندازد پیش‌بینی و برطرف کنند.

  توانایی مدیر پروژه در اینکه کارهای تیمش را به نسبت اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کند از حیاتی‌ترین ویژگی‌های یک مدیرپروژهٔ موفق است.

۲. منظم هستند و فکری سازمان‌یافته‌ دارند. این یکی از ویژگی‌های بارز یک مدیرپروژهٔ موفق است و باعث می‌شود بر تمام جزئیات تصویری که از کل روند پروژه دارد تمرکز کند و نیز بتواند به اولویت‌بندی در انجام مسئولیت‌هایش بپردازد. در هر پروژه کارهای بسیار زیادی هست که باید انجام شود و نمی‌توان توقع داشت که یک تیم تمام آن‌ها را به بهترین نحو انجام دهد و همه چیز را تحت کنترل خود داشته ‌باشد. بنابراین توانایی مدیر پروژه در اینکه کارهای تیمش را به نسبت اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کند از حیاتی‌ترین ویژگی‌های یک مدیرپروژهٔ موفق است. 

۳. می‌دانند چگونه رهبری کنند. مدیر پروژه باید توانایی تعامل و تاثیرگذاری مناسب بر اعضای تیم و سرمایه‌گذاران پروژه را داشته‌ باشد. تا زمانی که بسیاری از اعضای تیم به ارائهٔ گزارش عملکرد نمی‌پردازند، مدیرپروژه باید بتواند راه‌هایی برای ایجاد انگیزه در کارکنانی که به‌ صورت مستقیم یا غیرمستقیم در موفقیت پروژه نقش دارند بیابد. همچنین در زمان‌هایی که نیاز به تجدیدنظر در بودجه وجدول زمان‌بندی تحویل پروژه است، مدیر پروژه باید بتواند در این باره اطمینان کافی را در میان حامیان مالی و کارکنان خود ایجاد کند.

۴. به‌خوبی ارتباط برقرار می‌کنند. مدیران پروژه موفق به‌گونه‌ای موثر از ایمیل، جلسات و گزارش وضعیت کارکنان خود برای اینکه دیگران را در جریان ایده‌های خود قرار دهند، تصمیمات لازم را بگیرند و مشکلات را برطرف کنند استفاده می‌-کنند. آن‌ها همچنین می‌دانند که باید با هر گروه از کارکنان خود دربارهٔ ابعادی از پروژه که برایشان بیشترین اهمیت‌ را دارد صحبت کنند.

۵. واقع‌بین هستند. گاهی مدیران پروژه خیلی تحلیلی عمل می‌کنند یعنی قبل از هر اقدامی به تحلیل کامل اوضاع می‌-پردازند و این باعث کند شدن روند اجرای پروژه می‌شود. یک مدیر پروژهٔ خوب باید بتواند با امکانات موجود هرچند کامل نباشد، بیشترین کارایی را از تیم خود دریافت کند. 
۶. حس همدردی دارند. موفقیت مدیر پروژه به اعضای تیم او وابسته است پس تا نداند چه چیزهایی در کارکنان ایجاد انگیزه می‌کند نمی‌تواند به نحوی مطلوب بر آنان تاثیر بگذارد. مدیران باید نگرانی‌هایی را که افراد تیم در روند انجام پروژه دارند شناسایی و آن‌ها را برطرف سازند.

مدیران پروژه وظایف بی‌شماری را به عهده می‌گیرند؛ تسهیل‌گری، مدیریت، حل مشکلات و تعارضات و حتی ترجمه. ترجمه‌ی نیازهای سازمان به نقشه‌های قابل اجرا برای تیم‌ها و تخصیص منابع به صورت هم‌سو. آن‌ها باید محدودیت‌ها را دور بزنند، مهارت‌های موجود را مشخص و منظم کنند و چارچوب‌های زمانی مشخص برای رسیدن به اهداف سازمان مشخص کنند. در عصر دیجیتالِ “بیش‌ترین نتیجه با کم‌ترین امکانات”، مدیران پروژه نقشی اساسی در موفقیت سازمان دارند؛ به خصوص در صنایع پویا و پرتحرکی مثل فناوری اطلاعات و نرم‌افزار.

workfront که یک شرکت نرم‌افزاری مدیریت پروژه است، اخیرا از مدیران حرفه‌ای پروژه که در صنایع مختلف مشغول به کار هستند و در کسب‌وکارهایی با اندازه‌های مختلف -از شرکت‌های کوچک تا بنگاه‌های عظیم اقتصادی- فعالیت می‌کنند، خواست تا بهترین توصیه‌هایی که برای مدیریت بهتر پروژه‌ها به ذهن‌شان می‌رسد را بیان کنند. 81 مدیر پروژه این کار را انجام دادند تا حرفه‌ای‌های این صنعت در 5 حوزه بهتر شوند: ارتباطات، مدیریت زمان و بهره‌وری، ساختن یک جامعه، چارچوب‌ها و روند انجام کار و زمان‌بندی، رهبری و همکاری، ابزارهای مدیریت. بهترین توصیه‌ها براساس نتایج این پیمایش را در ادامه می‌بینید.
مدیر پروژه - مستند سازی

ارتباطات

این، یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که مدیران پروژه باید در اختیار داشته باشند؛ ارتباط با مدیران اجرایی، اعضای فنی تیم‌های پروژه، دپارتمان مالی شرکت، بخش منابع انسانی و مشتریان خارج از شرکت. بدون ارتباطات مکرر، باز و صریح درباره‌ی اهداف، موانع، نحوه‌ی دور زدن موانع و انتظارات، پروژه می‌تواند به راحتی شکست بخورد.

حتی اگر اولویت‌ها و نقشه‌های پروژه تغییر کنند، آخرین مهلت‌های انجام کار بگذرند و وسعت پروژه بیش‌تر شود، وضعیت ارتباطات نباید تغییر کند. به گفته‌ی Liz Helbock (مدیر ارشد بخش برنامه‌ها در events.com) ایمیل، جلسه، گزارش وضعیت، نقشه‌ها و برنامه‌های پروژه، همه و همه راه‌های آسان‌تر کردن این ارتباط هستند. او معتقد است که به عنوان مدیران پروژه، ما باید از باز بودن مجاری ارتباطی در هر حالتی مطمئن شویم تا همگی جزئیات لازم برای گزارش به مدیران ارشد بالادستی و ذی‌نفعان پروژه را در اختیار داشته باشیم.

مدیریت زمان و بهره‌وری

عوامل زیادی در محل‌های کار مدرن وجود دارند که می‌توانند باعث حواس‌پرتی شوند. و یک مدیر پروژه باید بتواند اعضای تیم را در مسیر مشخص‌شده نگه دارد و از هدر رفتن زمان جلوگیری کند. مدیریت زمان و بهره‌وری مهارت‌هایی حیاتی هستند. پیشنهاد Mike McRitchie استراتژیست کسب‌وکارهای کوچک این است که مدیر پروژه با دقت و از نزدیک مسیر حیات پروژه -یعنی تمام کارهای اصلی که باید به ترتیب انجام شوند- را زیر نظر بگیرد؛ به خصوص نقاط تمام شدن یک کار و آغاز شدن کار دیگر را. این‌ها نقاطی هستند که می‌توانند پروژه را با تاخیر مواجه کنند و در کنار هم، باعث گذشتن مهلت نهایی انجام پروژه شوند.

هر پروژه‌ای به یک هدف نهایی روشن و مشخص احتیاج دارد. چه نیازی برای این محصول یا پروژه هست؟ در حال تلاش برای حل چه مشکلی هستیم؟ وقتی که مشکل را شناسایی کردید، باید یک تعریف روشن از نحوه‌ی حل شدن آن نیز ارائه دهید. به گفته‌ی Cindy Calvin که مدیر پروژه‌های بازاریابی در Veterans United Home Loans است، تعریف معیارهای موفقیت یعنی اهداف قابل سنجش و اندازه‌گیری و یک خط پایان مشخص.

مدیران پروژه باید به زمان‌های صرف‌شده توسط اعضای تیم نیز توجه کنند. این مسئله می‌تواند به شما کمک کند که یک تقریب مناسب از میزان زمانی که برای انجام یک کار خاص لازم است را به دست آورید. به این ترتیب زمان صرف‌شده برای انجام پروژه‌های قبلی را در دست خواهید داشت و می‌توانید از این اطلاعات برای به دست آوردن سرعت متوسط انجام کار توسط هریک از اعضای تیم در پروژه‌های مختلف استفاده کنید. این مسئله زمانی مهم می‌شود که باید درمورد مقدار زمانی که به هریک از اعضای تیم اجرایی اختصاص می‌دهید، تصمیم بگیرید.

جامعه خود را بسازید

تیم اجرایی پروژه براساس اعتماد، احترام متقابل اعضا و میزان پاسخ‌گویی در برابر مسئولیت‌هاست که می‌تواند عمل‌کرد مناسبی ارائه دهد. پس شما باید محیطی را بسازید که همه در آن احساس کنند که عقایدشان شنیده می‌شود، زحمت‌هایشان دیده می‌شود و مشارکت‌شان باارزش است.

به عقیده‌ی Paul Naybour مدیر توسعه‌ی کسب‌وکار در Parallel Project Training، حمایت مدیران ارشد سازمان، مشتریان و خرید سهام شرکت توسط اعضای تیم، در موفقیت پروژه‌ها نقشی حیاتی دارند. به گفته‌ی او پروژه‌ها موقعیت‌هایی بسیار پویا و متحرک هستند و به همین دلیل، حمایت افراد کلیدی سازمان برای عمل‌کرد مناسب ضروری است. به خصوص زمانی که اشتباهاتی رخ می‌دهند و همه چیز طبق نقشه پیش نمی‌رود.

تقدیر و تشکرهایتان را برای زمان‌هایی که همه چیز به خوبی اجرا شده، نگه ندارید. بالا بردن روحیه‌ی کارکنان از طریق به رسمیت شناختن فعالیت سخت و نفس‌گیر آن‌ها و در زمان‌هایی که همه چیز طبق نقشه پیش نمی‌رود نیز بسیار مهم است. به عقیده‌ی Thomas Wooldridge مدیر پروژه‌های فناوری اطلاعات در relamark.com، این مسئله احتمالا مهم‌ترین نکته‌ای است که اکثر اوقات فراموش می‌شود. بسیاری از افراد احساس می‌کنند که شغل‌هایی بی تقدیر و تشکر دارند و تعریف از عمل‌کرد یک فرد می‌تواند حس خوبی به او بدهد. به خودتان زحمت بدهید و از آن‌ها تشکر کنید. یک نظر مثبت و سازنده در پروفایل لینکدین‌شان بنویسید. و به رئیس‌شان بگویید که چقدر کارشان در پروژه خوب بوده است.

چارچوب‌ها، جریان گردش کار و زمان‌بندی پروژه

یکی از مهم‌ترین و موثرترین کارهایی که مدیر یک پروژه می‌تواند انجام دهد، برداشتن موانع از سر راه اعضای تیم است. این مسئله می‌تواند به اجرای پروژه‌ها در چارچوب‌های مورد توافق کمک کند، جریان گردش کار را بهبود ببخشد و همه چیز را طبق زمان‌بندی مشخص جلو ببرد.

Ben Snyder مدیر عامل Systemation می‌گوید که باید کارها را جوری به اعضای تیم محول کنیم که به بهترین شکل ممکن ممکن و در سریع‌ترین زمان انجام شوند. باید از تمام شدن کارهای ضروری قبلی و مقدم بر کاری که می‌خواهیم آغاز کنیم، مطمئن شویم و باید تمام موانعی که بر سر راه اعضا قرار دارند را برطرف کنیم تا بتوانند کارهای محول‌شده را به راحتی انجام دهند.

همچنین، شما باید در زمان‌بندی پروژه یک حاشیه‌ی داخلی برای آخرین مهلت انجام کار در نظر بگیرید تا در هر صورت و با وقوع هر مشکل غیرمنتظره‌ای، زمان کافی برای حل و فصل کردن آن قبل از تحویل کار را داشته باشید. به عقیده‌ی Snyder باید هر هفته به برنامه‌ی پروژه نگاه کنیم و فاصله‌هایی که با آن داریم را شناسایی کنیم. به وسعت، زمان، هزینه و نقطه‌ای که باید به آن رسیده باشید نگاه کنید و ببینید که آیا با مهلت‌های نهایی انجام کار و اهداف پروژه تطابق دارند یا نه. وقتی که این فاصله‌ها را شناسایی کردید، اقدامات لازم برای از میان برداشتن آن را شروع کنید. نگذارید چند هفته یا چند ماه بدون انجام اقدامات لازم بگذرد چون ممکن است فاصله‌ها در این مدت آن‌قدر بزرگ شوند که مقابله با آن‌ها بسیار سخت شود.

رهبری و همکاری

رهبری یعنی مشارکت در گروه‌ها و کمک به اعضا برای مقابله با موانع سر راه، کمک به رشد نقاط قوت اعضا و استفاده از آن‌ها در جهت پروژه و انگیزه دادن به افراد برای مقاومت در برابر سختی‌ها. فقط تخصیص امکانات و چسبیدن به استانداردها رهبری نیست؛ گرچه این موارد نیز اهمیت دارند.

به گفته‌ Rosie Brown مدیر پروژه‌های خلاقانه‌ی Sterling Communications، درگیری بیش از حد با زمان‌بندی، بودجه و وسعت پروژه‌ها آسان است. به هر حال این شغل ماست! اما فراتر از این‌ها، کار مدیران پروژه کمک کردن به افراد است. ما به اعضای تیم و مشتریان‌مان کمک می‌کنیم که در مسیری که می‌خواهند قرار بگیرند، جلوی فشار بیش از حد روی آن‌ها را می‌گیریم و از ورودشان به موقعیت‌های دردسرساز جلوگیری می‌کنیم.

برای این‌که مدیر پروژه‌ بهتری باشید، باید از نزدیک با نقاط قوت و ضعف هریک از اعضای تیم‌تان آشنا شوید. David Revees مدیر پروژه‌های Luxe Translation Services برای باخبر شدن از نقاط قوت و توانایی‌های اعضای تیم‌اش وقت می‌گذارد تا بداند که هرکدام‌شان برای انجام چه کارهایی مناسب هستند. با این کار، او می‌تواند چالش‌های پیش رو را راحت‌تر پیش‌بینی کرده و برای مقابله با آن‌ها چاره‌اندیشی کند.

ابزارهای مدیریت

از فناوری‌های در دسترس برای کمک به انجام موثرتر کارهایتان استفاده کنید؛ از نرم‌افزارهای تعقیب کارها و پیشرفت پروژه گرفته تا سرویس‌های به اشتراک گذاری فایل‌ها تا ابزارهای همکاری تیمی. مناسب‌ترین ابزارها برای تیم‌تان را پیدا کنید و آن‌ها را به کار بگیرید. با وجود انواع نرم‌افزارهای تعقیب زمان و بررسی پیشرفت پروژه، مطمئن شدن از مسیر درست آن‌قدرها هم سخت نیست. همچنین، می‌توانید از چند فرآیند دیگر نیز برای ایجاد وقت اضافه برای تاییدهای نهایی استفاده کنید تا آن دسته از اعضای تیم که معمولا زمان بیش‌تری برای انجام کارهای محول‌شده نیاز دارند، به پروژه آسیب نزنند.

به گفته‌ Gwendolyn Kestrel آنالیزگر دیجیتال Digital Advertising Works، باید از به یاد آورنده‌های مختلفی استفاده کنید و آن‌ها را برای اعضای تیم ایمیل کنید. مثلا از task reminder های برنامه‌ی Outlook استفاده کنید، یا یک وقت مشخص را در تقویم اعضا به عنوان رزروشده برای تاییدات پروژه تعیین کنید.

برای ذینفعانی که معمولا به موقع کارها را تایید و مشاهده نمی‌کنند -در صورتی که اهمیت‌شان برای پروژه حیاتی نیست- در امیل‌تان بنویسید که لطفا تا پایان روز کاری در تاریخ مشخص‌شده پاسخ‌تان را ارائه دهید. در غیر این صورت، فرض بر این خواهد بود که مشکلی برای ادامه‌ی کارها وجود ندارد. اگر حتما به تایید آن‌ها نیاز دارید، درمورد اهمیت موضوع بنویسید. مثلا بنویسید لطفا تا پایان روز کاری در تاریخ مشخص‌شده پاسخ‌تان را ارائه دهید. در غیر این صورت، پروژه نمی‌تواند برای تاریخ انتشار آماده باشد.

شرکت نرم افزار مدیریت پروژه :

شرکت الگام در زمینه ارائه نرم افزار مدیریت پروژه آرسس فعالیت میکند. این شرکت خدمات خود را با قیمت مناسب و کیفیت مناسب ارائه میدهد.
برای برقراری ارتباط با مشاوران شرکت الگام، از طریق تماس با ما اقدام نمایید :
026-32775620 _ 021-44142677 

نام نویسنده :مسعودیفر.الگام