کنترل پروژه

کنترل پروژه فرآیندی‌ست که برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی که در طول اجرای پروژه طراحی و اجرا میشود . این فرآیند به مدیر پروژه توانایی می‌دهد که مشکلات پیش رو را قبل از بزرگ شدن و زمانی که یک راه حل ساده تر را دارند، شناسایی و برطرف کند.

اینطور میشود تعرف کرد که فرآیند کنترل پروژه یک چرخه‌ی تکرارشونده ( LOOP ) است که در طی آن مدیر پروژه با استفاده از ابزارهای مختلف اندازه‌گیری و سنجش و پس از گرفتن بازخورد از دیگران، انحرافات احتمالی در روند اجرایی پروژه را نسبت به برنامه‌ی زمانی، بودجه، ریسک و کیفیت ازپیش‌تعیین‌شده می‌سنجد و بعد از آن تصمیم می‌گیرد که آیا برای اصلاح روند فعلی نیازی به اعمال تغییرات اجرایی و تصمیم گیری جدید هست یا خیر.

فرآیند کنترل پروژه پنج مرحله‌ی اصلی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

1- مشخص کردن سنجه‌ها

در مرحله‌ی اول باید مشخص کنید که چه متغیرهایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار در چه زمانی انجام خواهد شد. برای تعیین این موارد باید نکاتی هم‌چون هزینه‌های اندازه‌گیری، خواسته‌های مدیران بالادستی و سیاست‌های سازمان، جزئیات فنی و مهلت‌های نهایی انجام کار (ددلاین‌ها) را در نظر بگیرید و در نهایت یک برنامه‌ی زمان‌بندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه کنید که وظیفه‌ی افراد هم در آن مشخص باشد.

2- رصد کردن پروژه

روند اجرای پروژه را در طول بازه‌ی زمانی مشخص‌شده در مرحله‌ی قبل، رصد بنمایید. بعد ببینید پروژه‌ی اجراشده تا این‌جای کار با برنامه‌ریزی‌های قبلی چه‌قدر فاصله دارد. دو نوع داده در این مرحله جمع‌آوری می‌شود:

داده‌های واقعی از اجرای پروژه که شامل زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیش‌رفت پروژه و کارهای انجام‌شده تا این مرحله است.

داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه می‌شود و ارتباط مستقیمی با روند اجرای پروژه ندارد.

3- تهیه‌ی گزارش

گزارش‌ها در مقاطع زمانی تعیین‌شده و به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید. منتظر حل شدن یک مشکل برای گزارش دادن درمورد آن نباشید. از طولانی کردن گزارش و آوردن اطلاعات بی‌مورد اجتناب کنید.

4- تحلیل گزارش

در داده‌های تهیه‌شده به دنبال الگوهای گوناگون بگردید. اگر چنین الگوهایی پیدا نکردید، احتمالا نیازی به اقدامات اصلاحی برای بازگشت پروژه به مسیر درست نخواهد بود.

5- سایر اقدامات لازم

هر جا که لازم دیدید سراغ سایر اقدامات مشخص‌شده برای بهبود روند اجرای پروژه بروید. مثلا برنامه‌ریزی‌های قبلی برای اجرای پروژه را به‌روز کنید یا مشکلات بزرگ پیش‌آمده را به اطلاع ذی‌نفعان پروژه برسانید.

    نتیجه گیری : 
جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ی گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، اجزای اصلی فرآیند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند.فرآیند کنترل بخشی ضروری و جدایی‌ناپذیر از پروژه‌هاست. شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر جا که تفاوتی با برنامه‌ریزی‌های قبلی دیدید، نسبت به اقدامات درست درمورد آن تصمیم بگیرید.

در صورتی که می‌خواهید یک کارشناس حرفه‌ای کنترل پروژه شوید، با دوره های حرفه ای مدیریت پروژه آرسس همراه ما باشید.

اینجا ممکن است بپرسید، «خب، پس باید روی مقصد نهایی پروژه تمرکز کنم و باید حواسم باشد که انحراف‌ها را کم کنم و در صورت ایجاد انحراف مجددا به مقصد برگردم. اما مقصد نهاییِ چه چیزی؟ بازگشت به کدام مسیر؟ و درباره‌ی چه نوعی از انحراف حرف می‌زنیم؟» همه‌ی اینها سوالات خوبی اند.

به پاسخ این سوالات در مبحثی به نام ابعاد موفقیت پروژه پرداخته می‌شود. اساسی‌ترین شاخص اندازه‌گیری موفقیت یک پروژه، رسیدن به هر یک از مقاصد تعیین شده است، مقاصدی که در ابتدای طرح‌ریزی یک پروژه باید درباره‌ی آن تصمیم گرفته شود، همان مقاصدی که در کنترل پروژه قرار است بر روی آنها متمرکز باشید.

از این میان دو مقصد مربوط به مصرف منابع هستند:

زمان‌بندی: آیا شروع پروژه در زمان مقرر تکمیل شده است؟ 
هزینه: آیا پروژه با هزینه‌ی پیش‌بینی شده انجام شده است؟

دو مقصد دیگر مربوط به تحویل پروژه هستند:

کارایی: آیا موارد تحویلی پروژه کیفیت مطلوب را دارند؟
کیفیت: آیا موارد تحویلی پروژه به خوبی آنچه تعهد شده عمل می‌کنند؟

تا آنجا که مد نظر بسیاری از مدیران سازمانی است، زمانی به یک مقصد نهایی ایده‌آل رسیده‌ایم که پروژه بتواند به تعهدات اولیه‌ی خود درباره‌ی این چهار عامل عمل کند. گرچه غالبا از مقصدی که پروژه نهایتا به آن می‌رسد به عنوان «مطلوب» یاد می‌شود، مقصد «مورد انتظار» نیز حدی از پیش‌بینی‌‌پذیری را فراهم می‌آورد که برای اکثر مدیران سازمانی ارزشمند است. دو مقصد اول (زمان‌بندی و هزینه) اغلب توجهات بیشتری را جلب می‌کنند برای همین است که عبارت بسیار متداولی با نام «کنترل هزینه و زمان» داریم.

گرچه گاهی اوقات، روی کنترل هزینه و زمان، زیاد از حد فوکوس می‌شود و عملکرد موارد تحویلی یک پروژه آنچنان که باید تحت‌نظر قرار نمی‌گیرند. این اشتباهی است که باید دقت کنید که گرفتار آن نشوید. 

شرکت مهندسی الکترونیک گام از شرکتهای پیشرو در ارائه راه حل های جامع و کاربردی پروژه های زیر ساختی فناوری اطلاعات و راه کارهای دسترسی آسان به سیستم های اطلاعاتی یکپارچه می باشد.  آرسس با تعریف نیازمندی ها و مشخصات انحصاری جهت هر کدام از مشاغل و صنایع مختلف ، شرکت ها ، ادارات و نهاد ها سازمان ها و ارگان های دولتی و خصوصی به طور جداگانه ، بهترین شرایط مربوطه را جهت تحقق به اهداف عالیه مهیا می سازد.سازوکارهای مبتنی‌برمدیریت پروژه چارچوب اصلی آرسس را تشکیل می‌دهند که در آن، مجموعه‌ای کامل از ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل هوشمند پروژه تحت رابط گرافیکی قوی ارائه می‌گردد.

نام نویسنده :مسعودیفر.الگام